注意でなく指導 問題の視点を変えてみよう

第089号

コンサルティングで契約していても、
当然ながら、案件以外の相談をうけることがあります。

先日のご相談は、
上司がやらなくてもいいといっているのに、
丁寧すぎる(?)メールの返信をして困っている
というものでした。

数通だとよいのですが、百通以上
相手ごとに返信するので、時間もかかります。

入社してまだ半年経っていないので、
上司も強く注意して辞めてしまっては
という心配もしています。

すでに3回注意したのですが、一向に聞く耳をもちません。

上司は、礼儀としては悪いことではないと考えているので、
そこまでしなくていいんだからね、という表現での
注意にとどまっているようです。
もう少し様子をみようか、という意見もあるようです。

さて、どうしたものでしょうか。

礼儀の視点で話をすると、
価値観は人それぞれ違いますから話がややこしいですよね。

”少し問題の視点を変えてみましょう”
”人と事(こと)を分けて考えてみましょう”

メールの返信は、
“仕事のレベル”として適正な対応なのでしょうか。

丁寧なメールを返信することにだけ焦点をあてる
のではなく、『業務量』として見てみましょう。

丁寧に対応した分、
処理できる量が増えるわけではありません。

むしろそこに時間をかえる分、
手が回らない仕事はないでしょうか。

会社で働く時間は有限です。
『有限の時間』
をどういうふうに
割り振って使って、1日の業務を完了
するかは、身につけてほしい能力です。

口頭の注意でも社員さんの仕事ぶりが変わらない場合
一度返信にどれだけ時間を要しているか、
『計測』してみるのもおすすめです。

案外、本人もそこまで時間がかかっているとは
思っていなかった、ということもあります。

数字という客観的な指標で見ることで、
視界が開けることがあります。

”残業するかどうかを決めるのは会社”

残業は指示されて行うもので、
社員が個人の判断で決めるものではありません。

実際にこの社員さんは残業が発生しています。
この事実は重要です。

丁寧なメールでお客様に喜んでもらえるなら
残業もやむなし、という考えであるなら、
そこはあらためてもらわなければなりません。

返信にかける『時間を制限する』ことも必要です。
上司が仕事の進め方の指導の一環として、
この部下と一緒に適正な時間配分を決定することでしょう。

『仕事の優先順位』
上司はメールのやりとりが、
”どういう目的のものなのか”を伝えているでしょうか。

このメールの目的は、間違いのない発注依頼です。
それを伝えた後のやりとりは、
”必須業務でなく”
やるかやらないかは
”選択(オプション)”です。

会社がそれを不要と判断している以上、
優先順位は低いです。

以上のようなことを伝えたあと、

上司の方には、
「返信はしなくてよい」という”注意ではなく”

メールの使用方法について
次のような”指導するように提案してみました。

1.メール返信を理由とする残業はしない。

2.メールに必要な時間の上限を決めて
タイマーでカウントダウンする。

(他の業務についても、所要時間の見込みをつけて
時間管理してみる)

4.質を求める業務とスピードを求める業務を切り分ける

5.上司から業務に求めるレベルの高さを伝える

自分のこだわりより、
相手のニーズはなんだろう
この仕事の目的はなんだろうと
そこをまず考えるように

視野を広げられるように
指導していくことも大事ですね。

お読みいただき、ありがとうございました。

つまるところ「人と組織」
社長の想いを語りなおして
強み×8割の社員が育つ仕組み×関係性をデザインする
鈴木早苗でした。

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