ルールを決めるだけでは機能しない

第576号

各部署から書類を提出
してもらう締切を決めて
いるのですが

いつもどこかの部署が
遅れて出してくる、
ということはないでしょうか。

たとえば年末調整の書類とか。

現状は、12月中に処理
したいので、締切過ぎても
2~3日なら仕方なく書類を
受け取って処理している、
ことが多いでしょう。

「どうして出してくれないでしょう。
うちの社員には困ったものです。」

こんな声を会社から聞きます。

「今後は締切を過ぎて出す
社員には、何か罰則を与えても
よいでしょうか?」

という質問を受けました。

何かうまくいかないとき
罰則というルールを追加しようと
考えがちです。

ここでの一番の問題は
締切を過ぎても受け取って
12月の処理に間に合わせてる。
という点です。

これでは、決めたルールが
明確に守られているとは言えません。

・ルールを決めるということ
・ルールが明確で守られている

この2つは同じではありません。

締切は●月●日と決めたら、
そのルールを守ることが
ルールが明確になっていて、
守っている、ということです。

ルールを決めているけれど
例外があって、明確には
守られていない。

そのうえ罰則という
ルールを付加する
となると、この会社では

ルール=罰則
という印象を
持たれてもしょうがない
ということにもなります。

ルールを決めることで
本来動きやすくなる
はずのものが、ストレス
になってしまいます。

こだわるべきことは
ルールの厳守です。

それでもルールを
守らない人も
いるかもしれません。

それは、
上司には
部下にこの締切を
守って提出してもらう
という役割と責任が
あるということが
伝わっていないからです。

ルールには2つあって

ルールありきで、
絶対に守らなければならないルール

目的を明確にしてから
最後にルールに落とし込むもの

が、あります。

絶対に守らなければならないルール
の代表のひとつが就業規則でしょう。

服務規律などが、
わかりやすい例です。

目的を明確にしてから
最後にルールに
落とし込むものは、

人事で言えば代表的
なものが評価制度です。

今までルールなしで
支給していた社長のやり方を
可視化してルールに落とし
込みます。

今まですでにやってきたことで
明確にしてこなかった

「目的あるいはビジョン」を
言語化し

社長の頭の中にある
支給方法を言語化し

明確にして
最後にルールに
落とし込むから

最終的には社員も
「今までやってきた方法だから」と
納得し、仕組みとして回ります。

使い方を理解して使えばこそ、
ルールは組織の大きな武器と
なります。

お読みいただき、ありがとうございました。

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