会議の働き方改革 ファシリテーターの使い方

第452号

「一度、皆さんで会議の中で決定して
今後の方針を決めてください」

最近も、問題社員の処遇について
相談をいただいた際、上記のような
言葉で電話を切りました。

ただ、一向に方針が決定されない、
ということが少なくありません。

せっかく早めに私に相談していただいても、
これでは後手に回ってしまいます。

働き方改革を持ち出すまでもなく
会議の生産性の低さが
よく、やり玉にあげられます。

会議では進行役を決めて進めていくと思いますが
必要なのは司会進行ではなく、ファシリテーターです。

 

司会:会の進行をつかさどること。また、その人
(web上の大辞林大版より)

ファシリテーター:会議やプロジェクトなどの
集団活動がスムーズに進むように、また成果が
上がるように支援することを専門的に行う人のこと。
(web上のビジネス基本用語集の解説より)

”成果を出す”

たとえば、
これについては時間内で方針決定する等
目的をもって会議は運営しなければなりません。

いえ、思っているのでしょうが、
なかなかゴールへの支援ができていない
のだと思います。

今週は軽井沢で、所属する
一般社団法人日本キャッシュフローコーチ協会の
年4回行われる強化研修会でした。

これまでもブログで、この強化研修会の主催者に
参加している勉強会が決定して、
準備をしている話を取り上げさせていただきました。

その研修会が先日開催され、
ここで協会の代表理事の和仁達也さんの
講演テーマが『会議ファシリテーター・スキル習得法』
ということで、最初にあげたお客様の現状もあって
大変興味深く学びました。

ところでキャッシュフローコーチというくらいだから
お金の流れについてコーチングするんでしょ。

と思っている方もおられるかもしれませんが

私たちは、確かに入り口はお金のお悩み事の
ご相談であっても、その質問の本質は何なのか?
というところを明らかにするべく、コーチングを行います。

ですから、出口は社員のことであったり、
社長の次のワクワク感をもてるビジョンは何か
というご相談であったり、間口が広がっていきます。

よって、キャッシュフローコーチが
会議のファシリテーターを務めることも
違和感はありません。
むしろ本業です。

お客様の経営者も、お金も含めた
全般のお困りごとを聞いてもらっている
という認識なので、会議のファシリテーターを
務めることに違和感はありません。

ただ、会議の進行に外部の人間を
入れてまで行うというほど、重要に
認識しているか?というと
お客様はそこまで認識していない
ことが多いように感じます。

その理由のひとつが
会議の司会なのか
ファシリテーターなのか
という認識の違いなんだろう
と思うのです。

よく準備8割、とかと言いますが
社内会議も同じです。

最低でも、その日のテーマ
テーマごとの所要時間[時間配分]
を明記したものを事前に回付します。

今回bの強化研修会では
『ファシリテーターの型』というものを
学びました。

研修の中ではZOOM[テレビ会議のようなもの]
を使ったミーティングの進行方法として示されたのですが
通常の会議においてももちろん使える有効な手段です。

0.事前準備
ミーティング3日前に議題メモを回付する

1.前置きトーク
今日の議事録や、ホワイトボードの書記の確認

2.冒頭のアイスブレイク

(1)「自己紹介と今日の意気込みを30秒程度で一言話してもらう」
このコメント後に一言返してから次の人に振る。
(2)ミーティングの目的やゴールの共有

3.ミーティング本題

(1)全員が何か一言、発言するよう促す
(2)肯定語のみで会話を組み立てる
(3)参加者の発言の後に、意味づけをして
全員にとっての価値を上げる
※つまり一言ファシリテーターが添えることで、
深みや気づきが広がるということです。
発言者の発言の意図がわかっていなかった人は、
ファシリテーターの一言で腑に落ちたりするというものです。

4.終わり方

(1)今日の総括を一言
(2)次回の日程を決める

5.最後の一言シェア(後味を良くする。余韻)

(1)今日の収穫やハイライトを15秒でひとこと言ってもらう

このような”型”として全体像がわかると、どうでしょう。

会議のファシリテーターがどういうものか
イメージできると、会議の良し悪しを決定
することに大きな影響力があることがわかります。

これを外部の専門家に任せる会社も
増えてきましたが

社内で“育てる”という意識を持つこと
が大切です。

ただ

”任せる”だけでは
ファシリテーターを
務めることはできません。

育てて、任せる、です。

お読みいただき、ありがとうございました。

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