会議は進む

第645号鈴木早苗ブログ

先日「ふせんワーク」を使った会議の
ファシリテーション勉強会に
参加しました。

ファシリテーション:いわゆる会議で健全な議論が
交わされるように進行する役割

今回は、意見を言葉にする(発言)でなく、
ふせんに書くことで
意見を述べるというものです。

そもそも会議って
おもしろいものでは
ありません。

熱くなっている一部の人と
冷ややかな人の温度差を
感じることもあります。

往々にして、会議は
他人事(ひとごと)です。

早く終わればいいなぁと
思っているのに、意見が
まとまらないので、
会議=長い

悪循環です。

今回の参加しての感想は
楽しかった、です。

ふせんを使ったワークと言うと
kj法を思い浮かべる方も
おられると思います。

KJ法:質より量で多くの意見やアイデアを
ふせんに書いて出し合って、似ているものを
グループ化して、それぞれのグループの関連性を
みつけて相関性を図解化。
最終的に、最適なアイデアを導きだす。

というものです。

やったことありますよ、
という方も多いかもしれません。

先週体験したのは、
特別な技術不要。

KJ法をはじめとする
ふせんを使ったワークを
ある意味、進化させた印象です。

明日からでも
ファシリテーターとして、
社員同士で実施できるものです。

この手法は、
会議と名がつく
もののなかで

「問題発見・解決のための会議」
と、相性がよいということです。

例えば
企画会議、戦略会議、改善活動
です。

もともとは、園部浩司さんの
ファシリテーション術が元になっています。
https://www.sonobe-bokujo.co.jp/

某大手グループ会社の
組織変革プロジェクトのために
開発され、園部さんが使っていたもので

1年で2億の利益改善を
もたらしたという優れものです。

私が参加した勉強会の様子は
当日、やり方を指導してくれた
ビジネスコーチの大図美由紀さんの
ブログでも伝えてくれています。
https://miyukiozu.com/20200726

会議については、以前から
課題があげられています。

・会議の生産性を上げる(スピード)
・全員が意見を出し合える場づくり

ふせんを使うことで、必然的に
全員が意見を書くことになります。

書いたふせんは、すべて読み上げて
模造紙に貼っていきますから
全員参加型になります。

順番に貼っていきますから
意見が言えないということは
ありません。

制限時間を決めて
書いたふせんを
模造紙に横に順番に並べていき
その下に似た者同士を一列に
縦に並べていきます。

あとからグループ分けでなく
その場の直感で並べていきます。

スピード感があります。

会議の流れはこんな感じです。

1.テーマを決める
例-会議で困っていること
  職場で困っていること

2.個人でアイデアを出す
ふせん1枚に対して
1つのアイデアを出す。

制限時間内に、何枚ふせんを
書いてもOK

3.アイデアを共有する
ふせんを模造紙に貼っていきます。

4.アイデアを整理する
似た者同士の列ごとに
共通項をみつけて、
名前をつけます

テーマを決めて
アイデアを出して
模造紙に貼るところまでで
10分

アイデアを共有して
一つにしぼるまでに
15分

無理なく、現状の洗い出し
→課題を選定できました。

あとは、以下の小テーマも
同様です。

・原因の特定
・解決策の選定
・目標設定、行動計画、役割分担まで
それぞれ模造紙に
個人の意見のふせんを
貼って多数決で選定
していきます。

ひとつひとつ
小テーマという
ゴールを掲げて、
クリアしていく。

やるべきことが、順番に
全員参加で選定されると
いうわけです。

自分も参加して
選んでいるという
納得感があります。

会議の流れが目に見えて
クリアするという行為は
少しゲーム感覚にもなります。

全員参加型だと
意見がぶつかり合って
まとまらないという
ことはないのか?

と、最初は
心配しましたが、

最初にふせんで
しっかり意思表示
しているからか、

多数決で手を上げるときに
複数選択して手を上げるので

自分の意見が選ばれる
可能性も高く、

何より、自然と皆で、
前向きに意見を
まとめようという
空気になっていきます。

気が付けば模造紙が
議事録の役割にも
なります。

やってみて
非常に合理的な
課題解決のための
仕組みだと感じました。

仕組みですから
100%テクニックです。

社内で明日から
取り入れられます。

確かに会議は進むと
感じられるでしょう。

いかがでしたでしょうか。

お読みいただき、ありがとうございました。

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